L’ASSEMBLEA DI APPROVAZIONE DEL RENDICONTO PER LE ASSOCIAZIONI

Come noto, entro il 30 aprile 2022 (o entro diversa data se previsto dallo Statuto), le Associazioni con anno sociale coincidente con il periodo  1° gennaio – 31 dicembre dovranno approvare il rendiconto delle entrate e delle uscite relative all’anno 2021. Per farlo, è necessario convocare l’Assemblea ordinaria dei soci secondo modalità e tempistiche previste nello Statuto sociale.

L’approvazione del rendiconto rappresenta una fase fondamentale nella “vita associativa” che, se eseguita non correttamente, potrebbe indurre l’Agenzia delle Entrate ad eventuali contestazioni circa la natura “commerciale” dell’ente sportivo, con le gravi conseguenze che ne deriverebbero in termini di accertamento di maggiori imposte e sanzioni.

Sebbene ogni Statuto possa prevedere regole particolari, le fasi di approvazione del rendiconto sono riassumibili come segue.

 

Elaborazione del Rendiconto ad opera del Consiglio Direttivo 

A conclusione dell’anno sociale, i membri del Consiglio Direttivo si riuniscono per redigere una bozza di rendiconto che sarà poi sottoposta alla successiva approvazione dell’Assemblea dei soci. Della riunione viene redatto verbale firmato dal Presidente, dal Segretario e dal resto dei Consiglieri presenti. Il verbale deve essere conservato nel Libro Verbali del Consiglio Direttivo.

 

Convocazione dell’Assemblea ordinaria dei soci

La convocazione dell’Assemblea dei soci avviene solitamente tramite avviso scritto contenente l’indicazione di luogo, data e orario in cui l’Assemblea si riunirà in prima e in seconda convocazione, e l’ordine del giorno degli argomenti da trattare.

L’avviso di convocazione può essere comunicato ai soci tramite le seguenti modalità:

  • affissione presso la sede sociale o operativa frequentata dai soci;
  • invio tramite raccomandata postale A/R o raccomandata a mano (con firma del ricevente per presa visione);
  • invio tramite PEC o e-mail (attivando l’opzione “di avviso di lettura del destinatario”);
  • pubblicazione sui social networks dell’Associazione (facebook, instagram, sito web, etc).

E’ sempre opportuno trasmettere l’avviso di convocazione con più canali possibili (es: affissione presso la sede, invio tramite mail e pubblicazione sui social networks) in modo che i soci siano messi in condizione di poter intervenire in Assemblea, essendo loro la decisione se partecipare o meno.

E’ altrettanto opportuno conservare traccia dell’invio o della pubblicazione dell’avviso di convocazione, così da poter dimostrare, anche a distanza di anni, che l’Associazione ha adottato tutte le possibili cautele affinché tutti i soci fossero in condizione di poter partecipare all’Assemblea (ad esempio: qualora l’avviso di convocazione sia inviato via e-mail o PEC è possibile conservare la e-mail o la PEC con la quale è stato inviato l’avviso; nel caso di pubblicazione sulla pagina facebook è possibile conservare la stampa con la data di pubblicazione dell’avviso di convocazione).

Di seguito un esempio di avviso di convocazione:

Egregi Soci

luogo e data ………………………………………….

Oggetto: convocazione per la riunione dell’Assemblea ordinaria dei soci

con la presente si informa che è indetta un’Assemblea ordinaria per il giorno ………………………….. alle ore …………….., in prima convocazione e alle ore ………………….. in seconda convocazione presso la sede in ………………………………………………………… per deliberare sul seguente ordine del giorno:

  • Approvazione del rendiconto finanziario consuntivo relativo al periodo 2021

Considerata l’importanza dell’Assemblea, si prega tutti i signori soci di parteciparvi personalmente.

Il Presidente

 

Riunione dell’Assemblea Ordinaria dei soci

La fase conclusiva dell’approvazione del Rendiconto è costituita dalla riunione dell’Assemblea ordinaria dei soci alla quale viene sottoposta la bozza di rendiconto approvata dal Consiglio Direttivo per l’approvazione definitiva .

E’ opportuno che l’Assemblea si svolga in un luogo avente capienza idonea ad ospitare tutti i soci dell’Associazione; luogo che può anche essere diverso dalla sede sociale o operativa se previsto dallo Statuto.

Della Assemblea dei soci deve essere redatto Verbale scritto nel quale sia riportata la firma del Presidente (o di chi ne fa le veci) e del Segretario, oltre che di tutti i soci presenti alla riunione. Qualora venga istituito un apposito foglio firme a conclusione del Verbale è opportuno che lo stesso riporti la data, il timbro e la carta intestata dell’Associazione.

Dopo la conclusione della riunione, è opportuno che il Rendiconto approvato sia depositato presso la sede sociale, resti a disposizione di tutti i soci, e venga inviato ai soci non presenti tramite posta, e-mail o altri mezzi di comunicazione ritenuti idonei o previsti dallo Statuto.

 

 

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