Entro il prossimo 30 aprile (o entro diversa data se previsto dallo Statuto), le Associazioni con anno sociale coincidente con il periodo  1° gennaio – 31 dicembre dovranno approvare il rendiconto delle entrate e delle uscite relative all’anno precedente. Per farlo, è necessario convocare l’Assemblea ordinaria dei soci secondo le modalità e le tempistiche previste nello Statuto sociale.

L’Assemblea di approvazione del rendiconto rappresenta una fase fondamentale della “vita democratica” di un’associazione, tantoché in caso di Assemblee non convocate regolarmente o addirittura non convocate del tutto, l’Agenzia delle Entrate ha disconosciuto la natura associativa dell’ente, con le gravi conseguenze in termini di accertamento di imposte e sanzioni.

Sebbene ogni Statuto possa prevedere regole particolari, le fasi di approvazione del rendiconto sono riassumibili come segue.

Elaborazione del Rendiconto ad opera del Consiglio Direttivo 

A conclusione dell’anno sociale, i membri del Consiglio Direttivo si riuniscono per redigere, anche con l’aiuto di un consulente, una bozza di rendiconto che sarà poi sottoposta alla approvazione dell’Assemblea dei soci. Della riunione viene redatto verbale firmato dal Presidente, dal Segretario e dal resto dei Consiglieri presenti. Il verbale deve essere conservato nel Libro Verbali del Consiglio Direttivo.

Convocazione dell’Assemblea ordinaria dei soci

La convocazione dell’Assemblea dei soci avviene solitamente tramite avviso scritto contenente l’indicazione del luogo, data e orario in cui l’Assemblea si riunirà in prima e in seconda convocazione, e l’ordine del giorno degli argomenti da trattare.

L’avviso di convocazione può essere comunicato ai soci tramite le modalità previste nello Statuto, che solitamente sono le seguenti:

• affissione presso la sede sociale o operativa frequentata dai soci;
• invio tramite raccomandata postale A/R o raccomandata a mano (con firma del ricevente per presa visione);
• invio tramite e-mail (in questo caso è molto importante raccogliere l’indirizzo e-mail del socio in sede di presentazione della domanda di iscrizione);
• pubblicazione sui social networks dell’Associazione (facebook, instagram, sito web, etc).

E’ opportuno trasmettere l’avviso di convocazione con più canali possibili (es: affissione presso la sede, invio tramite mail e pubblicazione sui social networks) in modo che i soci siano messi in condizione di poter intervenire in Assemblea, essendo loro la decisione di partecipare o meno.

E’ altrettanto opportuno conservare traccia dell’invio o della pubblicazione dell’avviso di convocazione, così da poter dimostrare, anche a distanza di anni, che l’Associazione ha adottato tutte le possibili cautele affinché tutti i soci fossero in condizione di poter partecipare all’Assemblea (ad esempio: qualora l’avviso di convocazione sia inviato via e-mail è possibile conservare la e-mail con la quale è stato inviato l’avviso; nel caso di pubblicazione sulla pagina facebook è possibile conservare la stampa con la data di pubblicazione dell’avviso di convocazione).

Di seguito un esempio di avviso di convocazione:

Egregi Soci

luogo e data ………………………………………….

Oggetto: convocazione per la riunione dell’Assemblea ordinaria dei soci

con la presente si informa che è indetta un’Assemblea ordinaria per il giorno ………………………….. alle ore …………….., in prima convocazione e alle ore ………………….. in seconda convocazione presso la sede in ………………………………………………………… per deliberare sul seguente ordine del giorno:

• Approvazione del rendiconto finanziario consuntivo relativo all’anno sociale …………

Considerata l’importanza dell’Assemblea, si prega tutti i signori soci di parteciparvi personalmente.

Il Presidente

Riunione dell’Assemblea Ordinaria dei soci

La fase conclusiva dell’approvazione del Rendiconto è costituita dalla riunione dell’Assemblea ordinaria dei soci alla quale viene sottoposta la bozza di rendiconto per l’approvazione definitiva .

E’ opportuno che l’Assemblea si svolga in un luogo avente capienza idonea ad ospitare tutti i soci dell’Associazione; luogo che può anche essere diverso dalla sede sociale o operativa se previsto dallo Statuto.

Della Assemblea dei soci deve essere redatto Verbale scritto nel quale siano riportate le FIRME del Presidente (o di chi ne fa le veci) e del Segretario, oltre che di tutti i soci presenti alla riunione. Qualora venga istituito un apposito foglio firme a conclusione del Verbale è opportuno che lo stesso riporti la data, il timbro e la carta intestata dell’Associazione.

Dopo la conclusione della riunione, è opportuno che il Rendiconto approvato sia depositato presso la sede sociale, resti a disposizione di tutti i soci e venga inviato ai soci non presenti tramite posta, e-mail o altri mezzi di comunicazione ritenuti idonei o previsti dallo Statuto.